Організаційна структура – це форма або схема організації відділу, яка вказує, яким чином влаштований відділ продажів: структура підпорядкованості і як розподілені зони відповідальності. Іншими словами, це відображення взаємодії: по вертикалі – між підлеглими і керівником, по горизонталі – так звані комунікаційні лінії, які висвітлюють зв’язок співробітників всередині або між відділами. Організаційна структура формується так, щоб забезпечити ефективну роботу бізнес-процесів компанії.

Як оптимізувати структуру компанії – кейс експертів 4E consulting

У продовженні розкриваємо інформацію про кейс компанії, яка надає послуги розробки на IT-ринку.

Ситуація на момент звернення: компанія перебувала в точці простою, продажі не росли. Одна з причин відсутності зростання продажів – поточна організаційна структура себе зжила, оскільки вона сформована з моменту старту компанії й вже існує понад п’ять років. До нашої участі в проєкті схема роботи виглядала наступним чином: менеджер з продажу виконував багато обов’язків: лідогенерації, подальшої кваліфікації клієнта, участі в оцінці та супроводі проєкту (акаунтинг), конвертації й закритті угоди, допродажів.

Для малих підприємств на початковому етапі розвитку, коли немає можливості дозволити собі велику організаційну структуру, це нормально, називається ‘все займаються всім’. У такій схемі з плином часу менеджери з продажу не можуть одночасно виконувати функції лідогенерації, конвертації й підтримки проєктів. У той момент, коли менеджер займається підтримкою проєктів і розв’язанням всіх проблем, він не працює над пошуком і веденням переговорів з потенційними клієнтами. Це призводить до недостатнього притоку нових клієнтів при повній завантаженості співробітників. Компанія не розвивалася, а жила на поточних клієнтах. Ризик втрати клієнта призводить до збиткової діяльності підприємства. Метою замовника було забезпечити постійний потік нових клієнтів і розвиток постійних.

Оптимізація організаційної структури компанії в Харкові

Для забезпечення цієї мети було прийнято рішення впровадити схему трирівневого відділу продажів. Рівень перший – завдання пошуку і залучення нових клієнтів віддати лідогенераторам, функцію кваліфікації клієнта, ведення переговорів і закриття угоди віддати менеджеру з продажу, а також виділити функцію супроводу і допродажу і впровадити позицію акаунт-менеджера. Виглядає дана модель більш складно, але водночас всі функції закриті й в будь-який момент вони всі виконуються. Відповідно, процес роботи ніде не зупиняється. У разі випадання будь-якої ланки заміщення відбувається швидко, ланцюжок не переривається.

Проста однорівнева структура небезпечна тим, що якщо з компанії йде співробітник, то вся система валиться. Такі співробітники можуть забирати клієнтів. Навіть якщо вони з цими клієнтами прийдуть до Вас в компанію, це ніби як добре, але процес працює й у зворотний бік. Поділ функцій не дає можливості поламати одночасно всю систему.

Послуги з оптимізації структури компанії в Харкові

Результатом впровадження цієї схеми через 2 місяці став стабільний приплив 3-4 цільових клієнтів в місяць. Додавання додаткового співробітника на позицію акаунт-менеджера дозволило виявляти нові потреби у поточних клієнтів, що забезпечило допродажі. Третій критерій оцінки результату – значне зростання показника утримання клієнтів з 60 до 80%.

Стаття написана зі слів експерта в управлінні й організації відділу продажів – Олега Щебренко.