Организация составления годового отчета финансовой компании в кратчайшие сроки

Задача: организовать составление годового отчета в кратчайшие сроки.

Установленный для компании дедлайн по срокам предоставления отчета был менее чем полтора месяца. Подразделение компании, чьей зоной ответственности было составление этого отчета, обозначило срок выполнения задачи существующими силами команды из 6 человек — 6 мес. Также была предложена альтернатива решения вопроса в заданный срок — увеличить штат на таких же 5 команд, т. е. на 30 человек. Наши эксперты в течение одного рабочего дня провели интервью с сотрудниками подразделения, зафиксировали процесс выполнения работы и хронометраж выполнения операций, выявили ключевые точки цепочки действия и существующие проблемы.

Решение:

• полностью изменили процесс составления отчета;
• разделили сотрудников по функциональному признаку;
• путем автоматизации частично оптимизировали шаги процесса, значительно сократив трудозатраты;
• установили нормативы и KPI для каждого сотрудника;
• разработали график выполнения задачи, при котором путь выполнения всего процесса составлял 1 мес.

Результат:

• отчет был предоставлен текущим подразделением в полном объеме в установленный срок;
• разработаны и внедрены инструменты, позволяющие оперативно формировать отчеты аналогичного типа;
• исключены внушительные затраты на поиск и обучение персонала для реализации задачи.