Оптимизация организационной структуры компании

Раскрываем вопрос оптимизации организационной структуры компании в разрезе реального кейса нашей команды экспертов. Для начала давайте определим, что такое организационная структура и раскроем вопрос, какие задачи решает ее оптимизация.

Организационная структура — это форма или схема организации отдела, указывающая, каким образом устроен отдел продаж: структура подчиненности и как распределены зоны ответственности. Другими словами, это отражение взаимодействия: по вертикали — между подчиненными и руководителем, по горизонтали — так называемые коммуникационные линии, освещающие связь сотрудников внутри или между отделами. Организационная структура формируется так, чтобы обеспечить эффективную работу бизнес-процессов компании.

Как оптимизировать структуру компании – кейс экспертов 4E consulting

В продолжении раскрываем информацию о кейсе — компании, предоставляющей услуги разработки на IT-рынке.

Ситуация на момент обращения: компания находилась в точке простоя, продажи не росли. Одна из причин отсутствия роста продаж — текущая организационная структура себя изжила, так как она сформирована с момента старта компании и уже существует более пяти лет. До нашего участия в проекте схема работы выглядела следующим образом: менеджер по продажам выполнял много обязанностей: лидогенерация, дальнейшая квалификация клиента, участие в оценке и сопровождении проекта (аккаунтинг), конвертация и закрытие сделки, допродажи.

Для малых компаний на начальном этапе развития, когда нет возможности позволить себе большую организационную структуру, это нормально, называется “все занимаются всем”. В такой схеме с течением времени менеджеры по продажам не могут одновременно выполнять функции лидогенерации, конвертации и поддержания проектов. В тот момент, когда менеджер занимается поддержкой проектов и разрешением всех проблем, он не работает над поиском и ведением переговоров с потенциальными клиентами. Это приводит к недостаточному притоку новых клиентов при полной загруженности сотрудников. Компания не развивалась, а жила на текущих клиентах. Риск потери клиента приводит к убыточной деятельности предприятия. Целью заказчика было обеспечить постоянный поток новых клиентов и развитие постоянных.

Оптимизация организационной структуры компании в Харькове

Для обеспечения данной цели было принято решение внедрить схему трехуровневого отдела продаж. Уровень первый — задачу поиска и привлечения новых клиентов отдать лидогенераторам, функцию квалификации клиента, ведение переговоров и закрытие сделки отдать менеджеру по продажам, а также выделить функцию сопровождения и допродажи и внедрить позицию аккаунт-менеджера. Выглядит данная модель более сложно, но в то же время все функции закрыты и в любой момент они все выполняются. Соответственно, процесс работы нигде не останавливается. В случае выпадения любого звена замещение происходит быстро, цепочка не прерывается.

Простая одноуровневая структура чревата тем, что если из компании уходит сотрудник, то вся система рушится. Такие сотрудники могут уводить клиентов. Даже если они с этими клиентами придут к Вам в компанию, это вроде как хорошо, но процесс работает и в обратную сторону. Разделение функций не дает возможности поломать одновременно всю систему.

Услуги по оптимизации структуры компании в Харькове

Результатом внедрения этой схемы спустя 2 месяца стал стабильный приток 3-4 целевых клиентов в месяц. Добавление дополнительного сотрудника на позицию аккаунт-менеджера позволило выявлять новые потребности у текущих клиентов, что обеспечило допродажи. Третий критерий оценки результата — значительный рост показателя удержания клиентов с 60 до 80%.

Статья написана со слов эксперта в управлении и организации отдела продаж — Олега Щебренко.